数字档案室管理系统助力档案管理工作水平全面提升

数字档案信息不仅数量庞大，而且种类繁多，管理难度大，容易造成信息的丢失、泄露和损坏。 因此，数字档案室管理系统应运而生，主要解决数字档案信息的处理，包括档案信息的收集、整理、管理、利用、安全等。

收集：在档案信息收集中，数字档案室管理系统同时支持多渠道、多门类收集，通过丰富的业务系统接口在线采集归档电子文件及其元数据信息，实现档案系统与业务系统的无缝对接。

（1）支持在线著录元数据及挂接电子文件；

（2）支持离线输入批量导入，批量导入EXCEL表格，批量挂接电子文件；

（3）支持自定义连接外部数据源，将ACCESS、ORACLE、DBF等其他形式库表元数据归档至系统；

（4）支持OA、财务系统、协同办公等业务系统数据在线归档。

整理：针对用户不同门类档案的整理需求，数字档案室管理系统可灵活设定整理规则，并可根据规则进行自动补录、自动整编、自动排序、自动编号等操作。能够实现海量档案信息的整理、归档。

（1）支持智能整编、自动补录

（2）支持报表灵活定制和打印

（3）支持四性检测

（4）支持移交、审批和归档流程化

管理：在数字档案室管理系统的档案管理模块中，可以使用档案管理工具对档案进行项目、条目、版本、著录项、鉴定销毁、统计等管理。归档后的档案是以项目为主线，将整个业务过程串联起来，方便项目档案管理、查询及利用。

（1）档案的保管

（2）档案的鉴定与销毁

（3）档案的统计

（4）档案综合信息的管理

利用：数字档案室管理系统在档案利用程序上，设定权限，允许有权限的用户对档案条目与电子文件按需检索，并对其所需的档案浏览、借阅或申请复制等操作，从而实现安全有序的档案利用。

（1）支持设定档案是否开放利用

（2）支持在线浏览、流式浏览

（3）支持离线防扩散利用

（4）支持纸质档案和电子档案双重借阅

（5）支持快速浏览、快速推送

（6）可根据用户权限控制是否显示动态水印

1、检索：数字档案室管理系统支持分类、全库、图片和音视频等检索方式，通过查询快速定位到需要的电子档案，解决传统档案利用工作中手续繁琐、调卷效率低下、调卷准确率低等一系列问题，提高档案信息资源利用工作水平和利用效率。

2、借阅：数字档案室管理系统对开放借阅的档案提交档案的借阅授权审批，审批通过的用户即可对授权的电子档案下载或在线浏览查看。

3、浏览：支持多种格式的档案信息资源快速在线浏览。

4、鉴定销毁：数字档案室管理系统对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定为续存的重新设置保管期限；鉴定为销毁的档案进入到档案销毁管理。

5、移交：数字档案室管理系统提供在线和离线两种移交方式，配置了移交单的创建和审批功能，能够对移交业务进行数据留存，保证移交工作的完整性。

6、统计：数字档案室管理系统具备多维度的档案统计能力，支持多种统计图表、多种数据分析工具，根据利用需求生成可视化的数据导图。

安全：数字档案管理系统采用了完善的权限控制机制，确保档案信息被授权人员访问和修改。系统会根据用户的角色和职责，赋予不同的权限。同时，对重要的档案数据和信息做到加密存储、加密传输。利用离散文件防扩散和安全动态水印技术能有效对档案资源进行保护。

（1）支持角色管理，支持多角色赋权

（2）支持业务流程化，支持自定义流程

（3）支持离线防扩散利用

（4）支持在线浏览动态水印

（5）支持电子文件加密存储、加密传输

晶品科技数字档案管理系统，实现档案数据全文检索、大数据共享，通过业务系统接口实现档案在线自动收集归档。为其档案管理提供最优解决方案。满足档案“收集、管理、保存、利用”的主线业务，为日常档案管理工作的质效提升提供数字档案一体化平台支撑。助力企业档案管理的数字化转型。